学校や地域の雰囲気にもよりますが、結局はできる時間と心の余裕がある人がPTA役員を引き受けているのが実情です。
とくに児童数、生徒数が500名を超えてきますと、PTA会員である保護者も多くいますので、引き受けてもいいかなと考える人も出てきます。
PTA役員を断りたい方は、断り方によっては要望が通ることもあります。PTA役員を断りたい場合には、実際どんなふうに断ればいいのでしょうか。
今回は、PTA役員を断るために、どんな文章で伝えたらいいのか考えます。
PTA役員の断るための文章の書き方など
最初は季節の挨拶
季節の挨拶は、ネットで検索するとたくさん出てきます。
時期だけ間違わないようにすれば検索で出てきたものをそのまま使ってかまいません。
本題に入る前のちょっとした挨拶ですので、難しい言葉のものを選ぶ必要はありません。
役員を選出する方にお礼を述べる
次に、役員を選出する担当になっている方に、お礼を伝えます。
「委員の方には、役員の選出など色々なことでお世話になっています。いつもありがとうございます。」
短い言葉がいいでしょう。
あまり長いとご機嫌をとっているような印象になってしまいます。
断りたい理由をはっきり書く
断りたい理由ですが、書き方としては
「PTA活動にはできるだけ協力したいけれど役員までは引き受けられない理由」
として書きます。
病気や持病がある方で体調のために断りたいときは、やはりどのような病気なのか多少は伝える必要があります。
これは言える範囲でかまいませんし、正確な病名まで伝える必要は全くありません。だた、現在このような症状がある、また月何回通院しているなど伝えられる範囲で書きましょう。
母子家庭であるため、PTA役員を断りたい方も家庭の事情を伝えて理解を求めましょう。
伝え方に注意！
「役員はお断りします。」
と書いてしまうと、
「それを決めるのは役員決めの係りの方であなたではない」
という反発が出てしまうかもしれません。
ですので、
「以上の理由から、役員として活動することが大変難しい状況です。本当に申し訳ないのですが今回は除外していただきたくお願い申し上げます」
とあくまでお願いという形にする法がいいでしょう。
明確な理由があり、本当に引き受けられない場合には、話し合いに参加する必要はない
役員決めにおける役員候補者は、本来、その話し合いの場に参加した方だけではありません。
「理由なく欠席した場合には、役員になることもありうる」
という案内を受け取ると、
「勝手に役員にされては困る」
とだいたいの保護者は参加します。
欠席すれば免除になるわけではないからです。
しかし、実際は了承なく役員にされるということは基本的にはありません。
病気、母子家庭など明確な理由がある場合には、その内容を書いた手紙を役員決めする委員さんに託し、役員決め当日は欠席しましょう。
無断で欠席すると印象が悪くなりますので、必ず「引き受けられない理由」を伝えておきましょう。
役員決めの最終段階で、断りたい理由を話しだすと印象が悪い
役員決めは色々な方法で行われますが、なかなか立候補者もでないため最後はくじ引きになることもあります。
くじを引き段階で「実は○○の理由で～」と急に話しだすとくじ引きをしたくないため嘘をいっているような印象になります。
役員を断るためなら伝えてもいいことであれば、最初に伝えたり相談したりしておきましょう。
明確な理由がない場合はできるだけ話し合いに参加！
「手紙で伝えられるだけのはっきりした理由がない」
「共働きの人が多いので共働きを理由に辞退すれば反感をかいそう」
など、手紙にかけるような明確な理由がないのであればやはり話し合いに参加して、引き受けられない状況を直接話すといいでしょう。
どのような状況の方であれば役員が免除されるかは、学校によって違いますのでまずはコミュニケーションが大切です。