PTAの役員決めは毎年同じような時期に行われます。
役員決めの案内文を受け取って、「ああまたこの時期がきたのか」と。
この役員決めがとにかく憂鬱だと感じている保護者も多いことでしょう。
役員決めが苦手でも案内文には大事な情報が書かれていますので、よく確認してみてくださいね。役員決めの案内文はどんな内容にすればいいのでしょうか？
今回はPTA役員決めの案内文について考えます。
役員決めの案内文について、知っておくべきこと
役員決めの案内文にはどんなことを記載すればいいのでしょうか。
案内文は、わかりやすく書くようにこころがけましょう。
初めて読む1年生の保護者向けだと思って作成するとよいかもしれません。
まずは、PTAの役員とはどんなお仕事で、何人の役員の立候補を募集しているのかをはっきり記載します。
次に、どんな流れで役員を決定していくのか、日程や時間についてお知らせします。
他には、役員決めについて、質問のある場合にはどこに連絡したらいいのかも記載しておきましょう。
これらの連絡先は電話番号でなくメールアドレスを記載しておくといいですね。
電話で間違ったことを伝えてしまうと後からトラブルになることがあります。その点メールは、不確かなことは担当者同士で確認してから返信できますので安心です。
例年の案内文をよく確認しましょう
PTA役員決めの案内は毎年配布されています。
昨年どのような案内をしていたか確認して、分かりづらい部分は、書き方を変えてもよいでしょう。
この場合、図などを活用したり字のフォントを変えたりして見やすくするのはよいのですが、欠席やの扱いなど、内容について変更する場合には注意が必要です。
どうしてそのような変更になったのかについても記載しておくと、保護者も納得しやすいでしょう。
変更箇所は目立たせる！
PTAの役員決めは毎年同じように時期に行われています。
高学年の保護者にとっては、毎年配られる資料ですので、最初の年こそよく読むものの、次年度以降はほとんど読んでいない場合もあります。
例年とは変更する箇所があるときには、アンダーラインをひくなど強調しておきましょう。
案内文には間違いは許されない！
役員を引き受けると保護者の生活に影響があります。
そのため、その役員決めの案内文は、間違いはないように気をつけましょう。
誤字脱字の間違いはまだいいのですが、とくに役員決めの日程や役員候補者に関する記載に間違いがあると、大きなクレームになってしまいます。
役員決めの日について、仕事先に早めに休みを申請しなければならないこともあるでしょう。
案内文については、役員選考委員が作成していることが多いですが、複数人で内容に間違いがないか確認しましょう。
また、もし案内文を配布してしまってから重大な訂正に気がついたときには、早めに正しい内容を周知しましょう。
役員決めでわかりづらい点、トラブルになるやすい点について記載しておく
決めるのが大変なイメージのPTA役員ですが、とくに低学年のうちにすませてしまいたいと考える方も多く、ときには立候補がたくさん出る場合があります。
いつまでに立候補を表明すると優先されるのか、役員決めの日に欠席したらどうなるのかなどきちんと記載しておけば、そのことでクレームになることは避けられます。
案内文を配布する時期にも注意
あまりに配布が早すぎても、まだ先のことだとよく読んでもらえないこともありますので、ちょうどいい時期に配布するようにしましょう。
立候補するかどうかじっくり考えてもらうには、役員決めまで最低２週間はあるといいですね。
PTA役員の活動内容がわかると立候補しやすい
役員決めの案内文と一緒に、役員の活動内容について細かく載せたものを配布してもいいでしょう。
役員決めで一番理想的なのは、事前の立候補で決まることです。
PTA役員の立候補を増やすためには、積極的に活動内容を知らせていくことも大切です。週に学校に何回ぐらい来ているのかなど細かい活動状況がわかると、引き受けやすくなります。