役員決めは、保護者の生活にも関わってくることですし、役員をしたくない方や引き受けられない方にとっては不快でつらい時間ですよね。
その一方で、役員決めを進行しなければならない担当者もまた苦労が多いものです。
たとえ役員決めが公平に行われたとしても、その決め方に文句をいう人は大抵います。
役員決めでトラブルになってしまったときはどんなふうに対処すればいいのでしょうか？
まずはトラブル回避に力を注ぐ
PTAからのお手紙などでルールについて知らせていく
色々なケースがありますので、すべてについて事前に予測することはできませんが、お手紙などで役員決めの流れや決まりごとを確認しておくことは大切です。
役員決めについて事前に決まっているルールは、お手紙などで会員にお知らせしましょう。
たとえ毎年同じ内容でも、毎年きちんとお知らせして、ルールを周知していくようにしましょう。
前年の担当者に話をきいておく
トラブルに一番詳しいのは選出担当を実際に経験した人です。昨年担当した選出担当の委員長さんから、どんなトラブルがあったか、またありそうか話をきいて今年の選出担当者で色々なケースについて話し合っておけるといいですね。
役員決め当日にトラブルになってしまったときは
話は一通りきく
役員決めで何か困っている、不満があるという人の話は、まずは一旦聞きましょう。
一時的に感情的になっていることもありますので、気持ちを落ち着かせる時間が必要です。
話をきくときは聞く側は感情的になってはいけません。まずは途中で意見などは言わずに、その方の言い分をきいてみてください。
トラブルには必ず介入するべき？
役員決めの間に何かトラブルがあったときは、選出担当者は介入する方がいい場合と、当事者の保護者同士で話し合ってもらった方がいい場合があります。
保護者同士だとエスカレートしてしまいそうなときは、担当者も話をきくようにして、ルール上で間違った認識があれば訂正します。
PTA役員に出席してもらうか連絡できるようにしておく
役員決めの会は、選出担当者だけで進行する学校とPTA役員も参加する学校があります。
選出担当の委員長さんだけでは手に負えないときに、やはりPTA役員は心強い存在です。
PTA役員は色々な仕事を担当していますので、校内の役員決めにまで出席してもらえるかはわかりませんが、SNSを活用すればその場にいなくても相談は可能です。
役員決め当日にトラブルになったときには相談したいと伝えておきましょう。
その場にいる保護者に決めてもらう方がいい場合もある
PTA役員の選出だけではなくPTA活動すべてのことにいえることですが、PTA役員や委員はPTA活動の取りまとめをしているだけです。
PTAについて本来は保護者自身に決定権があります。
役員決めの際にも、PTAの役員や選出委員が勝手に判断して決めているという印象をあたえてしまうのはよくありません。
どちらの言い分も正しいというようなトラブルの場合には、その場にいる保護者に結論をゆだねてもよいでしょう。
委員は、その場で多数決をとるなどトラブル解決のお手伝いをしましょう。
まとめ
役員決めの当日には、保護者の方はいつも以上に神経をとがらせています。
引き受けられない事情もさまざまです。
ご自身がご病気の場合など公言しづらいこともあるでしょう。どんな決め方でもやはり苦情は出てきます。
また、選出委員といっても今年たまたま選出を担当しているだけにすぎませんので、多少の不手際があってもある程度は仕方のないことともいえます。
しかしそれでも、ルールなどをしっかり理解した上で役員決め当日に臨み、できるだけ冷静に公平に決定できるようにしたいものです。
「完璧にはいかないけど、できるだけやってみる」ってPTA活動全体にいえることかもしれませんね。