謝恩会の係りの方で、そろそろ謝恩会の招待状を作成しなくてはいけないと思われている方もいらっしゃることでしょう。
謝恩会の招待状を出す時期が遅れるとご招待する先生方に失礼です。招待状を出す時期をはずさないようにしっかり準備します。
さて肝心の内容ですが、謝恩会の招待状は、どんな内容にすればいいのでしょうか？
招待状の書き方について
簡潔に大事なことをはずさずに載せる
招待状の文面は、長ければ長いほどいいというわけではありません。
日時、時間、場所、そして出欠の返信をいつまでに送ってほしいかをはっきり記載しましょう。
謝恩会の時間は1時間程度のことも多いですが、歓談時間を長くとって数時間の場合もあります。
先生にもご都合がありますので、招待状には必ず開始時刻だけでなく終了予定時刻ものせておきましょう。
また、問い合わせ先と電話番号も忘れずに記載しておきましょう。当日急に出席できなくなった場合など問い合わせ先がないと連絡するのに不便です。
招待状の文面は3部構成！
具体的な招待状の書き方ですが、基本的に3部構成になります。
まず、会の内容の通知です。
これは、今回の謝恩会の目的、主催者、日時、場所、内容、費用などを知らせます。
次にお招きしたい旨を伝え、招待します。
最後に出欠についての記載をのせます。
とくに出欠の返信の期限については、準備の都合上しっかり伝えたい内容なので、二重線や波線などで目立たせてもよいでしょう。
誤字脱字や内容に誤りのないよう印刷前に要チェック！
先生宛の招待状に誤字脱字や間違いがあっては、とても失礼ですのでよく確認してから印刷しましょう。
一人でチェックしているとなかなか間違いに気づけないこともあります。
印刷前は複数人でチェックするようにしましょう。
会費についての記載
恩師である先生から会費をいただくことはありませんので、先生宛の招待状には会費についてはのせなくて大丈夫です。
公立小学校の謝恩会でPTA主催の場合ですと、飲食物をほとんど用意せず会費もとらない、本当にお金をかけない形の謝恩会もあります。
場所について、地図などは必要ですか？
謝恩会が、ホテルなど学校の外で行われる場合には、地図なども掲載したいものです。
最寄り駅から徒歩何分であるなど、細かい情報がのっているとわかりやすいですね。
手書きの必要はありますか？
結論から言えば、招待状を手書きにする必要はありません。
もちろん手書きの招待状がいけないわけではありませんが、きれいに印刷されていれば十分です。
公立の小学校であれば、招待状はＰＴＡ室の印刷機などで印刷することが多いと思います。
印刷の際に、かすれて読みづらかったり、汚れてしまったりしたものは失礼なので送らないようにしましょう。
出欠確認の返信を必ずもらう形で！
招待状では、会を案内するとともに、必ず出欠を連絡してもらうようお願いしましょう。
謝恩会は、地域や学校にもよりますが、先生だけでなく、今までお世話になった地域の方など多くの方に招待状を出す場合があります。
会場準備の都合上、何人出席するのかあらかじめ確認しておかなくてはいけません。
はがきでしたら往復はがきにする、または封筒の場合は、返信用封筒を同封しておきましょう。返信用封筒には忘れずに切手を貼っておくようにしましょう。
さいごに
公立の小学校では、とくに先生への過剰な接待は禁止されていますし、その流れから謝恩会という会自体を自粛しようという流れもあります。
しかし、謝恩会は先生への感謝を表現でき、子どもの成長を降るかえることができるすてきな機会です。節度を守りながら続いていってほしいものです。